Wie du einen starken Onboarding Prozess in deinem Unternehmen baust
Ein starker Onboarding Prozess in deinem Unternehmen 2018-08-27T22:44:05+00:00

Wie Du einen starken Onboarding Prozess in Deinem Unternehmen kreieren kannst

…und die Zahl von frühen Kündigungen stark senkst

Ein neuer Mitarbeiter im Unternehmen ist ein großer Segen und eine noch größere Herausforderung. Kann er sich ins bestehende Team gut einbinden oder werden die ersten Tage holprig? Vor allem die ersten Tage haben eine starke Auswirkung auf die weitere Entwicklung.

Willkommensbox für neue Mitarbeiter

Habt ihr sowas an Eurem ersten Tag schon mal gehört?

“Die Kollegin meinte, dass sie erst morgen kommen”

“Das reicht für den Anfang so ja erstmal”

“Da kann ich Ihnen nicht weiterhelfen”

“Hmm…komisch sie fehlen auf der Liste”

Schlimmer kann der erste Touchpoint mit dem neuen Arbeitgeber ja gar nicht mehr sein. Ihr neuer Arbeitgeber ist auf Ihren großen Tag leider nicht wirklich vorbereitet. Schade!

Wusstest Du, dass bereits 15% aller Mitarbeiter am ersten Tag schon über eine Kündigung nachdenken? Bei Führungskräften ist die Zahl in den ersten Monaten sogar nochmal erheblich höher. Kennst Du die Kosten für eine Kündigung in der Probezeit?

Die große Frage ist doch, wie Personaler es schaffen können, New Joiner leichter, effizienter und dabei wertschätzender an Bord holen können. Oft sind das nämlich nur Kleinigkeiten, die aber extreme Auswirkungen haben.

Warum ein Onboarding Prozess absolut notwendig ist

Wichtig ist doch, dass der neue Kollege sich an seinem ersten Tag nicht alleine fühlt. Das er jemanden an der Hand hat. Für Personaler ist dabei vor allem eine Standardisierung des onboarden von großer Entscheidung. Stell Dir vor, Du müsstest bei jedem Mitarbeiter von neuem beginnen. Du als Verantwortlicher kannst Dich vor allem freuen, wenn Du mit deinem Onboarding Prozess deinen neuen Kollegen:

  • fachlich in sein neues Aufgabengebiet integriert hast und er sich somit nicht unter-, aber auch nicht überfordert fühlt. Wenn seine Talente dann noch optimal eingesetzt werden, bestehen beste Chancen, dass er zu einem echten Mehrwert für das Unternehmen werden kann
  • sozial in das Team eingebunden wurde. Das heißt er wird von seinen Kollegen als vollwertiges Teammitglied angesehen. Deine neuen Mitarbeiter verabreden sich vielleicht noch nach der Arbeit auf ein Bier? Perfekt!
  • kulturell in Dein Unternehmen aufnehmen konntest. Er versteht die Unternehmenskultur und kann sich mit ihr identifizieren. Vielleicht empfiehlt er euer Produkt ja sogar schon an Freunden und Familie.

Die Vorbereitungsphase (Preboarding)

Die Vorbereitungsphase umfasst die Zeitspanne vom Beginn der Vertragsunterzeichnung bis zum ersten Arbeitstag. Diese Phase des Onboarding kann auch als Preboarding bezeichnet werden. Hier habt Ihr bereits die Möglichkeit euch als einen attraktiven und professionellen Arbeitgeber zu präsentieren.

Was ist zu tun?

  • Ein kleines Geschenk versenden (z.B. eine mit dem Unternehmenslogo bestickte Tasche oder T-Shirt)
  • Wichtige Informationen zusenden (z.B. Leitbild, Unternehmensbroschüren)
  • Gibt es derzeit heiße Themen? Lasst Euren neuen Kollegen davon wissen!
  • Wer ist der direkte Ansprechpartner?
  • Ernenne einen Buddy, der eurem neuen Kollegen mit Rat und Tat zur Seite steht
  • Lege als Vorgesetzter die Gesprächstermine zur Abstimmung über gegenseitige Erwartungen, Ziele und für Feedback der ersten drei Monate fest
  • Vorbereitung des Arbeitsplatzes: Telefon, Telefonnummer, E-Mail-Account, IT-Berechtigungen, PC, Zugangskarte, etc.)
  • Lasst die direkten Kollegen von eurem neuen Kollegen wissen

Onboarding: Die Orientierungsphase

Die Orientierungsphase umfasst die Zeitspanne vom ersten Arbeitstag bis circa zum dritten Monat. Innerhalb dieser Zeit liegt Euer Fokus darauf, den neuen Kollegen in bestehende Prozesse einzuführen. In dieser Onboarding-Phase muss das Unternehmen für Folgendes sorgen:

Erster Arbeitstag:

  • Begrüßung
  • mit Kollegen bekannt machen
  • Überreichung einer Willkommensbox
  • Buddy zuweisen
  • Gespräch mit Vorgesetztem
  • Arbeitsplatz kennenlernen
  • Arbeitsabläufe und Tätigkeiten erklären
  • Mappe mit Leitfäden, Stellenbeschreibung usw. übergeben
  • Einführung durch Kollegen/Buddy/Vorgesetzter/HR,
  • Schlüssel, Passwörter, PC, etc.

Erste  Arbeitswoche:

  • Größeren Überblick über Dienstleistungen, Produkte und Unternehmensphilosophie geben
  • Umfassendere EDV-Einweisung geben
  • Gespräche mit dem Vorgesetzten über gegenseitige Erwartungen

Onboarding: Die Integrationsphase

Die Integrationsphase dauert vom dritten bis zum sechsten oder sogar bis zum zwölften Monat eines Mitarbeiters im Unternehmen. In dieser Phase geht es darum, den neuen Mitarbeiter immer mehr ins Unternehmen zu integrieren und bei vielen Gelegenheiten selbst die Initiative und Umsetzung übernehmen zu lassen. Das Unternehmen unterstützt diese Zeitspanne durch:

  • Gemeinsame Einführungsveranstaltungen, Abendveranstaltungen, Workshops, Informationstage bei mehreren neuen Mitarbeitern
  • Teamintegration – durch gemeinsame Events
  • Wissensvermittlung
  • Mitarbeit in Arbeitsgruppen und Projekten
  • Fortbildungsangebote
  • Feedbackgespräch
  • Einführung in Strategie und Unternehmensziele
  • Angebote zum beruflichen Netzwerken

Wie Du mit Mula Unboxing deinen Onboarding Prozess noch weiter zu verbessern kannst

Unsere Willkommensboxen für neue Mitarbeiter sind vor allem eins: wertschätzend. Stell dir vor, Du hast Deinen ersten Tag im Unternehmen. Du bist super aufgeregt. Du hast keine Ahnung was dich erwartet. Du meldest dich am Eingangsbereich und wirst kurz darauf von einem neuen Kollegen abgeholt. Die Aufregung steigt. Wie sind deine neuen Kollegen? Wie sieht dein Arbeitsplatz aus? Wirst Du dich wohlfühlen?

Als Du an deinem neuen Arbeitsplatz ankommst, liegt mitten auf dem Tisch eine schwarze Box. Auf der Box erstrahlt in weiß der Satz “Nice to have you on board!” und daneben das Unternehmenslogo. Du klappst den Magnetverschluss der Box auf und Dir fällt eine Willkommenskarte Deiner neuen Kollegen in die Hände. Alle freuen sich, dass Du Teil des Teams wirst. Irgendwie fällt etwas Anspannung von Dir ab. Als nächstes findest Du ein hochwertiges Notizbuch mit dem Unternehmenslogo, einen edlen Kugelschreiber, eine Wasserflasche aus Glas und einen Tee einer Berliner Manufaktur in der Box.

Dieser Tag wird auf jeden Fall jetzt schon in Erinnerung bleiben. Der neue Mitarbeiter fühlt sich absolut Willkommen und wertgeschätzt. Die gebrandeten Produkte sorgen dafür, dass Eure Arbeitgebermarke vom ersten Tag gestärkt wird.

Mula Onboarding Prozess Box

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Marco Lawrenz

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Marvin Müller

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